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Mayores empresas colombianas deben implementar sistema para gestionar el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo

Publicado el: Wednesday, May 28th, 2014

El pasado 19 de febrero de 2014 la Superintendencia de Sociedades dispuso, a través de la Circular Externa 304-001, que todas las sociedades vigiladas deben implementar un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRLAFT), a más tardar el 31 de diciembre de 2014.

Según la norma, este sistema debe ser implementado por todas aquellas sociedades colombianas que al 31 de diciembre de 2013 registraron ingresos iguales o superiores a 160.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV), es decir, para este año 2014 son aproximadamente $98.560 millones. Aquellas empresas que adquieran la calidad de vigilada con posterioridad a la vigencia de esta norma, deberán implementar el SAGRLAFT en un término no mayor a un año.

Para aquellas sociedades supervisadas, pero no vigiladas, siguen vigentes las recomendaciones para prevenir el riesgo de LA/FT, consagradas en la Circular Externa 100-004 de 2009 expedida por la misma Superintendencia, las cuales son aplicadas voluntariamente.

El sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo debe implementar medidas eficientes de prevención y control mediante la adopción de procedimientos y herramientas. Las políticas que se adopten deben traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de la empresa, sus empleados y socios.

Según el numeral 4 de la Circular, el sistema debe cumplir como mínimo con lo siguiente:

  1. Diseño y aprobación de políticas: El diseño de las políticas estará a cargo del representante legal, ajustadas a las características de la empresa, y deberán ser aprobadas por la junta directiva.
  2. Ejecución: El representante legal deberá hacer cumplir las políticas que sean aprobadas por la junta directiva o el máximo órgano social con los recursos humanos y tecnológicos que sean necesarios.
  3. Seguimiento: El representante legal deberá rendir informes, por lo menos una vez al año, a la junta directiva sobre la implementación y avances del sistema. Si no existe junta, se deberá hacer la exposición en las reuniones del máximo órgano social. Eso también deberá quedar mencionado en su informe de gestión.
  4. Verificación: El revisor Fiscal deberá verificar la implementación del sistema, dejar constancia de ello en sus papeles de trabajo e informar lo pertinente en su dictamen.
  5. Comunicación: Las políticas y procedimientos adoptados para la implementación del sistema deben ser comunicadas a todos los empleados, socios y cualquier otra persona que tenga vínculos con la empresa.
  6. Capacitación: La empresa deberá capacitar anualmente a todos sus empleados sobre las políticas, procedimientos, herramientas y controles adoptados para cumplir con el SAGRLAFT. El personal debe estar en capacidad de identificar y reportar operaciones intentadas, inusuales y sospechosas.

Las medidas y procedimientos deben minimizar la posibilidad de que a través de las actividades de la empresa se introduzcan recursos provenientes del lavado de activos o se financie el terrorismo, las cuales deben ser como mínimo:

a) identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realice la empresa;

b) establecer procedimientos de debida diligencia para conocer a los clientes, a las personas expuestas públicamente, a los proveedores, a los asociados, a los empleados y a cualquier parte en la celebración de cualquier negocio de venta o compra de bienes o servicios; y

c) reglamentar el manejo del dinero en efectivo al interior de la empresa.

Actividades consideradas riesgosas

Las medidas para el control del riesgo de LA/FT deben considerar por lo menos: a) crear controles para reducir las situaciones que generen riesgos en los negocios, operaciones y contratos que realiza la empresa; b) establecer herramientas para identificar operaciones inusuales o sospechosas; c) acreditar con soportes todas las operaciones, negocios y contratos; d) reportar a la UIAF las operaciones intentadas y sospechosas.

Algunos ejemplos de posibles situaciones de riesgo a las que pueden verse expuestas las empresas son:

a)    Realizar transacciones con personas naturales o jurídicas que no estén plenamente identificadas.

b)    Alto manejo de operaciones en efectivo sin justificación aparente.

c)     Comprar bienes con precios notoriamente inferiores a los que ofrece el mercado.

d)    Aceptar nuevos socios o empleados con antecedentes judiciales de lavado de activos o financiación del terrorismo.

e)    Admitir nuevos socios o accionistas sin verificar previamente el origen de los recursos que aportan.

f)      Celebrar operaciones, negocios o contratos sin dejar constancia documental de las mismas.

Superintendencia de Sociedades – Circular Externa 304-001 de 2014

http://www.supersociedades.gov.co/superintendencia/normatividad/circulares-externas/Normatividad%20Circulares%20Externas/Circular%20Externa%20No.%20304-000001.pdf