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REGLAMENTADA LA LEY ANTISOBORNO EN COLOMBIA (Ley 1778 de 2016)

Publicado el: Sunday, August 7th, 2016

*Juan Pablo Rodríguez C

** René M Castro V

 

A partir de ahora, las empresas deben adoptar Programas de Ética Empresarial. Tienen plazo para implementarlos hasta el 31 de Marzo de 2017.

La Superintendencia de Sociedades de Colombia (SSC) de acuerdo con las facultades delegadas por el artículo 23 de la Ley 1778 reglamentó dicha ley mediante la expedición de la Resolución No. 100-002657 del 25 de Julio de 2016 y la Circular Externa No. 100-000003 del 26 de Julio de 2016.

En dicho artículo 23 de la Ley 1778 se estableció:

Artículo 23. Programas de ética empresarial. La Superintendencia de Sociedades promoverá en las personas jurídicas sujetas a su vigilancia la adopción de programas de transparencia y ética empresarial, de mecanismos internos anticorrupción, de mecanismos y normas internas de auditoría, promoción de la transparencia y de mecanismos de prevención de las conductas señaladas en el artículo 2° de la presente ley.

 

La Superintendencia determinará las personas jurídicas sujetas a este régimen, teniendo en cuenta criterios tales como el monto de sus activos, sus ingresos, el número de empleados y objeto social.” (el subrayado es nuestro)

En el artículo 1º. de la citada Resolución, la Superintendencia determinó los criterios que las Sociedades deben tener en cuenta para adoptar los Programas de Ética Empresarial:

“Estarán obligadas a adoptar un Programa de Ética Empresarial las Sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades que en el año inmediatamente anterior hayan realizado de manera habitual, negocios de cualquier naturaleza con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado (“Negocios Transacciones Internacionales”), siempre y cuando concurra, cualquiera de las situaciones que se mencionan a continuación: (el subrayado es nuestro)

 

  1. Negocio o Transacción Internacional que se realice a través de terceros

Hace referencia a los Negocios o Transacciones Internacionales que realice una Sociedad colombiana a través de un intermediario o contratista o por medio de una sociedad subordinada o de una sucursal que hubiere sido constituida en otro Estado por esa Sociedad.

 

  1. Negocios o Transacciones Internacionales relacionadas con sectores económicos determinados

Corresponde a los Negocios o Transacciones Internacionales que realice una Sociedad que pertenezca a alguno de los sectores que se mencionan a continuación, siempre que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, la Sociedad además cumpla, con alguno de los criterios referentes a ingresos brutos, activos totales o empleados, que a continuación se establecen para cada sector:”

En el cuadro que se presenta a continuación se resumen los criterios relacionados con el monto de los activos, los ingresos, el número de empleados y objeto social de las sociedades sujetas a implementar programas de transparencia y ética empresarial:

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El artículo 2º. de la misma Resolución establece el plazo para la adopción de los Programas de Ética Empresarial:

 

“Las Sociedades que a 31 de diciembre de 2015 cumplan con alguno de los criterios a los que se hacen referencia en el Artículo 10 precedente, dispondrán de un plazo que vencerá el 31 de marzo de 2017 para adoptar su respectivo Programa de Ética Empresarial.” (el subrayado es nuestro)

 

Al respecto de estos criterios fijados por la Superintendencia, mantenemos nuestra critica en el sentido que no se debía dejar por fuera (como se hizo en esta Resolución) a muchas empresas que sin importar el tamaño han cometido, cometen o cometerán fraude, corrupción y soborno. De acuerdo con estadísticas nacionales e internacionales, el tamaño de la compañía no importa a la hora de cometer un delito.

 

Así mismo, para las compañías que están obligadas por esta Ley a adoptar estos programas de ética empresarial, estos programas deben ser verdaderas políticas verificables contra el fraude, la corrupción y el soborno, que garanticen la transparencia en la forma de hacer negocios de las compañías y no simplemente políticas, manuales y procedimientos que nadie cumple al interior de las organizaciones porque priman los intereses comerciales sobre la ética y la transparencia.

 

Como lo hemos mencionado en diferentes artículos, las empresas deberían establecer un enfoque basado en riesgo (“Risk-Based Approach”) para tratar el riesgo de fraude, corrupción y soborno y aplicar las mejores prácticas utilizadas a nivel internacional, tales como un Sistema de Administración de Riesgo (SAR) basado en el estándar ISO31000 Gestión de Riesgo, en el estándar ISO 19600 sobre Sistema de Gestión de Cumplimiento y en el nuevo estándar ISO 37001 que es un estándar de sistemas de gestión anti-soborno que actualmente se encuentra en fase de desarrollo por la ISO[1].

En el criterio del objeto social, la Resolución incluyó solo a los sectores farmacéutico, infraestructura y construcción, manufacturero, minero, energético, tecnologías de la información y comunicaciones, dejando por fuera a un sinnúmero de sectores que también pueden cometer fraude, corrupción o soborno.

 

Al parecer la Superintendencia de Sociedades sólo tomó en consideración el estudio de la OCDE para definir los sujetos obligados para que adoptaran programas de ética empresarial en Colombia, de acuerdo con lo señalado en el literal ii, a, B, numeral 2 de la Circular Externa No. 100-000003 de 2016:

 

“Según el informe preparado por la OCDE para el año 2014, existen sectores económicos con mayor riesgo de corrupción. En efecto, el 19% de los sobornos estuvo vinculado al sector minero-energético, el 19% al de los servicios públicos, el 15% al de las obras de infraestructura y el 8% al sector farmacéutico y de salud humana.” (el subrayado es nuestro)

 

Uno de los grandes sectores donde más se presentan fraude, corrupción y soborno es el sector servicios y quedaron por fuera de esta norma. También, el sector de grandes superficies (supermercados y venta retail) no quedaron incluidos en esta norma y cumplirían con todos los criterios establecidos por la ley para implementar programas de ética empresarial. Se recuerda, por ejemplo, el caso por $ 24 millones de dólares en sobornos pagados por la filial mexicana de Walmart por licencias para expandir su negocio en todo el país, y una maniobra masiva para encubrir los sobornos después de que fueron descubiertos en 2005.

 

En el criterio de número de empleados, la Superintendencia de Sociedades no tuvo en cuenta que hoy, debido a la situación del mercado la mayoría de las empresas contrata a sus empleados por outsourcing y al definir en este criterio que son empleados directos, la mayoría de empresas no cumplen con este criterio porque tienen muy pocos empleados directos y muchos empleados indirectos. Muchas veces la proporción es de 20% de empleados directos y 80% de empleados indirectos con el agravante de que los empleados indirectos son los que más riesgos generan y además, están al frente de las operaciones cruciales de la compañía o que atienden directamente al cliente de la empresa y que por pertenecer a la compañía de outsourcing nunca recibirán capacitación en estos temas éticos y de transparencia.

 

Por todo lo anterior, creemos que el gobierno perdió una gran oportunidad para haber incluido a la mayoría de las empresas que por principio (y sin ser obligadas) deberían tener programas de ética empresarial para luchar contra el fraude, la corrupción y el soborno, a pesar de que el gobierno ha dicho que una de sus principales banderas es la lucha contra la corrupción.

 

De acuerdo con el Índice de Percepción de Corrupción 2015, publicado por Transparency International la percepción sobre la corrupción en el sector público de Colombia no presentó cambios con relación al año 2014. (El país obtuvo el mismo puntaje en los dos últimos años: 37 sobre 100 (siendo 0 mayor percepción de corrupción y 100 menor percepción de corrupción), lo que lo mantiene en el puesto 83 entre los 167 países evaluados para 2015 (94 entre 175 en 2014)):

 

Fuente: http://www.transparency.org/cpi2015#results-table

 

Y si nos comparamos con otros países, en el mismo índice tampoco salimos bien librados:

 

[1]ISO es la Organización Internacional de Normalización, que desarrolla y publica estándares internacionales y que se compone de los organismos nacionales de normalización de 163 países miembros.

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La Superintendencia de Sociedades también emitió la Circular Externa No. 100-000003 del 26 de Julio de 2016, que es una guía destinada a poner en marcha programas de ética empresarial para la prevención de las conductas previstas en el artículo 20 de la ley 1778 de 2016.

 

Como lo menciona la Superintendencia de Sociedades en la Circular:

 

“La Guía contiene las instrucciones administrativas relacionadas con la promoción de programas de transparencia y ética empresarial, así como de los mecanismos internos de auditoria, anticorrupción y prevención del soborno transnacional, en el contexto de la Ley 1778 de 2016.

 

De acuerdo con lo anterior, la Guía les suministrará a las personas jurídicas, herramientas útiles para la elaboración y puesta en marcha de los programas y mecanismos mencionados anteriormente.”

 

En esta guía se sugiere la adopción de ocho principios:

 

  1. Compromiso de los Altos Directivos en la prevención del Soborno Transnacional
  2. Evaluación de los riesgos relacionados con el Soborno Transnacional
  3. Programa de Ética Empresarial
  4. Oficial de Cumplimiento
  5. Debida Diligencia
  6. Control y supervisión de las Políticas de Cumplimiento y Programa de Ética Empresarial
  7. Divulgación de las Políticas de Cumplimiento y Programa de Ética Empresarial
  8. Canales de comunicación

 

También se sugiere el total respaldo de la Alta Gerencia para que se asignen los recursos económicos, humanos y tecnológicos suficientes para el cumplimiento efectivo de los Programas de Ética Empresarial. Sin embargo, creemos que, al ser simplemente unas recomendaciones del regulador, las compañías (como ya lo han manifestado) harán lo mínimo exigido porque no son conscientes del costo-beneficio que estas medidas de transparencia les generarán a sus compañías.

Así mismo, la Superintendencia manifiesta que esta Guía ha tenido en consideración las experiencias internacionales en materia de prevención del Soborno Transnacional y, en especial, las contenidas en la Guía de Buenas Prácticas en Controles Internos, Ética y Cumplimiento de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (“OCDE”) y la guía sobre programas de cumplimiento relacionadas con la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de los Estados Unidos (“FCPA”) y la Ley Anti-Soborno del Reino Unido (“UK Bribery Act”).

 

Una precisión que trae la norma es que en caso de que la sociedad dejare de estar incursa en los requisitos previstos en la Resolución, tal sociedad seguirá sometida al cumplimiento de lo previsto en esta Guía por un término de un año, contado a partir del corte de cuentas del fin de año calendario que corresponda al período contable en que hubiere dejado de estar incursa en los aludidos requisitos, es decir, que si la sociedad disminuye el valor límite de los ingresos o activos fijos o el número de empleados, tendrá que continuar por un año más sometida al cumplimiento de la norma.

 

La Superintendencia estableció un compromiso de los Altos Directivos en la prevención del Soborno Transnacional que incluye emitir unas Políticas de Cumplimiento, asegurar el suministro de los recursos económicos, humanos y tecnológicos que requiera el Oficial de Cumplimiento para el cumplimiento de su labor, ordenar las acciones pertinentes contra los administradores y los Asociados que tengan funciones de dirección y administración en la Persona Jurídica, cuando cualquiera de los anteriores infrinja lo previsto en el Programa de Ética Empresarial, liderar una estrategia de comunicación adecuada para garantizar la divulgación eficaz de las Políticas de Cumplimiento y del Programa de Ética Empresarial en los Empleados, Asociados, Contratistas y la ciudadanía en general, adelantar acciones para divulgar la política de prevención del Soborno Transnacional.

 

Las empresas al cumplir con esta normativa, no sólo deben emitir políticas, programas, manuales, y procedimientos sino comprometerse a cumplirla al interior de toda la organización y además comprometer a todos sus aliados estratégicos (clientes, proveedores, accionistas, subcontratistas, terceros relacionados, etc.) a cumplir con los mismos estándares éticos, pero, además, debe obligarse a hacer un continuo monitoreo y seguimiento para prevenir esos delitos.

 

La Alta Gerencia debe liderar y dar ejemplo a sus empleados y contrapartes en el cumplimiento de las políticas establecidas.

 

La Circular también estableció la evaluación de los riesgos relacionados con el Soborno Transnacional y determinó los siguientes factores de riesgo:

 

  1. País
  2. Sector económico
  3. Terceros

 

Sin embargo, en nuestra opinión, la Circular en este punto no fue tan clara, porque no habla de un Sistema de Administración de Riesgo de Soborno Transnacional, como si lo hace en el capítulo del Oficial de Cumplimiento cuando recomienda un Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional.

 

Un Sistema de Administración de Riesgo (SAR) como el estándar ISO31000 Gestión de Riesgo, es un sistema que conlleva un proceso claramente definido que permite la mitigación de los riesgos en forma eficiente y efectiva, como lo muestra el siguiente cuadro:

 

ISO 31000:2009

Proceso (numeral 5)

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Esto incluye la creación de una matriz de riesgos que debe ser analizada, revisada y monitoreada continuamente, midiendo la efectividad y eficiencia de los controles, así como la medición del riesgo inherente y riesgo residual.

 

Por eso, nuestra recomendación es que las empresas deben establecer un Sistema de Administración de Riesgo de Fraude, Corrupción y Soborno bajo el estándar ISO31000 de Gestión de Riesgos y que efectúen actividades de control, así como un monitoreo y seguimiento a dicho sistema.

 

La Circular también determina que el Programa de Ética Empresarial, deberá constar por escrito y recomienda que esté incluido en un Manual de Cumplimiento, que debe ser redactado en forma simple y clara, y que sea posible identificar, detectar, prevenir y mitigar riesgos relacionados con el Soborno Transnacional, que se establezcan procedimientos y controles adecuados y asignarles funciones específicas a sus Altos Directivos, administradores, Empleados y Asociados que tengan funciones de dirección y administración en la Persona Jurídica según sea el caso, para identificar, detectar, prevenir y atenuar los riesgos mencionados.

 

Este Manual también deberá regular aspectos relacionados con:

 

  1. La identificación y evaluación de riesgos relacionados con el Soborno Transnacional.
  2. Los procedimientos generales para adelantar procesos de Debida Diligencia y Auditoría de Cumplimiento.
  3. La entrega de regalos a terceros.
  4. La política de la Persona Jurídica en materia de remuneraciones y pago de comisiones a Empleados y Contratistas respecto de negocios o transacciones internacionales.
  5. Los gastos de la Persona Jurídica relacionados con actividades de entretenimiento, alimentación hospedaje y viaje.
  6. Las contribuciones políticas de cualquier naturaleza.
  7. Las donaciones.
  8. Los procedimientos de archivo y conservación de documentos que estén relacionados con negocios o transacciones internacionales en los que esté involucrada la Persona Jurídica.
  9. La política de la Persona Jurídica en materia de debida diligencia dirigida a la identificación de pasivos y contingencias relacionados con posibles actos de Soborno Transnacional, en el contexto de operaciones de fusión, compra de activos, acciones, cuotas o partes de interés o cualquier otro procedimiento de reestructuración empresarial, en los que la Persona Jurídica participe como posible adquirente.

 

Este Manual de Cumplimiento, deberá ser objeto de actualización cada vez que se presenten cambios en la actividad de la Persona Jurídica que alteren o puedan alterar el grado de riesgo de Soborno Transnacional.

 

Así mismo, dentro del Manual se deben establecer sistemas de control y auditoria, conforme lo determina el artículo 207 del Código de Comercio y las normas contables aplicables, que le permitan al Revisor Fiscal de la Persona Jurídica, si lo hubiere, verificar la fidelidad de la contabilidad y asegurarse de que en las transferencias de dinero u otros bienes que ocurran entre la Persona Jurídica y sus Sociedades Subordinadas, no se oculten pagos directos o indirectos relacionados con sobornos u otras conductas corruptas.

 

Por lo anterior, las áreas de cumplimiento, de auditoria interna y de Revisoría Fiscal deben capacitarse en los Sistemas de Administración de Riesgo, en su auditoria y en su control y seguimiento.

 

La norma también establece la creación de canales apropiados para permitir que cualquier persona informe, de manera confidencial y segura acerca de actividades sospechosas relacionadas con el Soborno Transnacional y de cualquier otra práctica corrupta.

 

Las empresas deben capacitar a todos sus empleados y terceros relacionados en la prevención del Fraude, Corrupción y Soborno y establecer líneas de denuncias eficientes que garanticen que no haya represalias contra aquellos que denuncien alguna anomalía al interior de la organización.

 

La Circular establece un programa especial a desarrollar con los contratistas y terceros relacionados teniendo en cuenta que ellos son uno de los factores de riesgo con más exposición al soborno transnacional que incluyen cláusulas que permitan la terminación unilateral del contrato, así como la imposición de penalidades económicas significativas cuando un Contratista incurra en conductas relacionadas con el Soborno Transnacional.

 

Con relación al Oficial de Cumplimiento, la Circular determina que la persona designada para este cargo cuente con la idoneidad, experiencia y liderazgo requeridos para gestionar esos riesgos y cualquier otro que se relacione con un acto de corrupción y que tenga funciones de dirección, confianza o manejo y cuente con la autonomía y los recursos humanos, tecnológicos y económicos requeridos para poner en marcha el respectivo Programa de Ética Empresarial.

 

En este capítulo si se habla claramente de un Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional, aunque no se menciona el uso de un estándar como la ISO31000 de Gestión de Riesgos.

 

Dentro de las funciones establecidas por la Circular para el Oficial de Cumplimiento, se incluye la presentación a los Altos Directivos, al menos cada tres meses, informes de su gestión como Oficial de Cumplimiento, que lidere la estructuración del Programa de Ética Empresarial, que dirija las actividades periódicas de evaluación de los riesgos de Soborno Transnacional, que informe a los administradores de la Persona Jurídica acerca de las infracciones que haya cometido cualquier Empleado respecto del Programa de Ética Empresarial, para que se adelanten los correspondientes procedimientos sancionatorios conforme lo establezca el reglamento interno de trabajo de la Persona Jurídica, que seleccione y facilite el entrenamiento constante de los Empleados de la Persona Jurídica en la prevención del Soborno Transnacional, que dirija el sistema que ponga en marcha la Persona Jurídica para recibir denuncias de cualquier persona respecto de un caso de Soborno Transnacional o de cualquier otra práctica corrupta, que ordene el inicio de procedimientos internos de investigación en la Persona Jurídica cuando tenga sospechas de que se ha cometido una infracción a la Ley 1778 o al Programa de Ética Empresarial.

 

Con relación a la Debida Diligencia, la Circular establece unas características especiales, como la identificación y evaluación de riesgos de Soborno Transnacional relacionados con la actividad que desarrolle la Persona Jurídica, sus Sociedades Subordinadas y Contratistas, así como proveer información al Oficial de Cumplimiento acerca de la reputación de aquellos Contratistas que tengan un alto grado de exposición al riesgo de Soborno Transnacional, entre otros.

 

La Circular también establece los parámetros generales para el control y supervisión de las Políticas de Cumplimiento y del Programa de Ética Empresarial, entre los que se incluyen la supervisión por parte del Oficial de Cumplimiento respecto de la gestión de riesgos de Soborno Transnacional en los negocios o transacciones internacionales en los que participe la Persona Jurídica, la realización periódica de Auditorias de Cumplimiento y procedimientos de Debida Diligencia, la realización de encuestas a los Empleados y Contratistas, con el fin de verificar la efectividad del Programa de Ética Empresarial.

 

En cuanto a la divulgación de las Políticas de Cumplimiento y el Programa de Ética Empresarial, la Circular establece que la estrategia de comunicación, al igual que el contenido, idioma y estilo más o menos enérgico de ella, dependerá de cada Persona Jurídica.

 

Las capacitaciones deberán hacerse de manera habitual, conforme lo disponga el Oficial de Cumplimiento y reflejar las estrategias específicas de la Persona Jurídica para atenuar tales riesgos.

 

Con relación a los canales de comunicación, la Circular establece que las Personas Jurídicas deberían considerar la posibilidad de poner en funcionamiento líneas anónimas de denuncia, servicios de atención o cualquier otro mecanismo que permita que los Empleados, los Contratistas u otros terceros puedan reportar cualquier denuncia relacionada con el Soborno Transnacional o expresar cualquier inquietud relacionada con este asunto a la oficina del Oficial de Cumplimiento y adoptar medidas para garantizar que ninguno de sus Empleados denunciantes sea objeto de represalias por haber reportado infracciones a la ley o a las Políticas de Cumplimiento y tomar medidas para proteger a los Empleados en relación con posibles represalias de que puedan ser objeto como consecuencia de la decisión que éstos adopten en el sentido de no involucrarse en conductas de Soborno Transnacional.

 

Aunque se establecen Auditorías de Cumplimiento y Procedimientos de Debida Diligencia se deben incentivar más los programas de cumplimiento preventivo contra el soborno y efectuar evaluaciones de riesgo y cumplimiento que incluyan los riesgos y consecuencias del soborno.

 

También, las empresas deben crear un programa de cumplimiento eficaz, eficiente y transparente que garantice la investigación, detección y prevención de estos delitos.

 

Son muchas las compañías colombianas de todos los tamaños: grandes, medianas, pequeñas (y no únicamente las llamadas multilatinas) y de todos los sectores económicos que han incursionado en todos los mercados del exterior (y no solamente Latinoamérica) y eso genera el riesgo de corrupción y soborno en el exterior. Si se revisa la lista a 30 de junio de 2016, de las investigaciones corporativas por violaciones a la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de los Estados Unidos (“FCPA”), se encuentran más de 87 compañías de todos los sectores económicos y por violaciones en todos los países del mundo. De ahí que ningún sector económico, ni ningún país está exento del riesgo de fraude, corrupción y soborno.

 

La corrupción, el fraude y el soborno no se podrán controlar mientras todos no seamos conscientes del daño que causan estos delitos a nuestra sociedad, como la pobreza y el impacto social que genera.

 

El cumplimiento ético debe primar sobre los principios comerciales de las empresas y la cultura de la legalidad debe garantizar una sociedad más responsable y justa donde todos los actores incidan con el compromiso de los valores éticos de cada ciudadano. Esto incluye la participación activa del gobierno, del Congreso, del sistema judicial, de los entes reguladores, los gremios, la academia, los medios de comunicación, las empresas, los directivos, los empleados, los accionistas, los aliados estratégicos y la ciudadanía en general.

 

Los Programas de Ética Empresarial deben dejar de ser un listado de buenas intenciones y se deben convertir en la forma práctica de hacer negocios éticos y responsables en todas las jurisdicciones donde operen las compañías, donde la ética y los valores de los empleados de esas compañías sean el común denominador del día a día de las actividades comerciales locales e internacionales.

 

Las empresas obligadas a cumplir con la Ley 1778 de 2016, no pueden caer en el error (como ha sucedido en el pasado) de pensar que cumplir con una política antisoborno, nombrar un Oficial de Cumplimiento, elaborar un Manual de Cumplimiento y hacer unas capacitaciones sobre el tema, lo volverá inmune al riesgo de fraude, corrupción y soborno. Solo con la decidida colaboración de todos y cada uno de los funcionarios de la compañía y el compromiso de sus aliados estratégicos, y el ejemplo de la Alta Gerencia se mitigará (no se eliminará) este riesgo.

 

No sobra recordar, que en este tipo de delitos no sólo existe la responsabilidad corporativa de las empresas, sino la responsabilidad individual de cada uno de los miembros de la Junta Directiva y de la Alta Gerencia y ese hecho lo hace más sensitivo al escrutinio público. Un ejemplo de esto, son los cargos hechos por la Securities and Exchange Commission (SEC) de los Estados Unidos en Julio de 2016, contra 13 ejecutivos de una firma por pagos por soborno hechos a un antiguo funcionario de un banco estatal de Venezuela.

 

Por último y no menos importante es inculcar en los ciudadanos de todos los países la cultura de la legalidad, la cultura ética y el rescate y enseñanza de los valores empezando por los niños que serán los ciudadanos del futuro y no deben dejar duda que:

 

“Ser ético y transparente, si paga.”

 

 

*Juan Pablo Rodríguez C.

Escritor, conferencista y consultor internacional.

Certificate on Governance, Risk Management and Compliance (GRC) Professional (GRCP) y GRC Fundamentals de Open Compliance and Ethics Group (OCEG), 2016

Presidente y Socio de Rics Management.

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jrodriguez@ricsmanagement.com

 

 

**René M Castro V.

Escritor, conferencista y consultor internacional.

Certificate on Financial Services and Market Regulation, London School of Economics, 2016

Certificate on Corporate Compliance and Ethics, New York University, 2015

Vice-Presidente & Socio de RICS Management

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rcastro@ricsmanagement.com