El pasado 25 de marzo la Superintendencia de la Economía Solidaria expidió la Circular Externa 006 de 2014, en la que establece para todas las organizaciones de economía solidaria de primer, segundo y tercer nivel de supervisión que no ejercen actividad financiera la obligación de implementar Instrumentos de Prevención para el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo (IPLAFT), a más tardar el 30 de septiembre de 2014. Es decir, esta norma es aplicable a entidades de economía solidaria tales como los fondos de empleados, asociaciones mutuales, cooperativas de aporte y crédito, multiactivas e integrales sin sección de ahorro y crédito, y administraciones públicas cooperativas.
Las entidades obligadas deben tener en cuenta unos procedimientos, mecanismos, instrumentos y reportes.
Procedimientos:
Según la norma, se debe definir e implementar procesos y procedimientos para: i) detectar operaciones inusuales, determinar operaciones sospechosas y reportar operaciones sospechosas a la UIAF-Unidad de Información y Análisis Financiero del Ministerio de Hacienda y Crédito Público; ii) atender oportunamente las solicitudes de información que realicen las autoridades competentes; iii) conservar los documentos; iv) aplicar las sanciones por incumplimiento de las normas para controlar el riesgo de LA/FT; v) dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional; vi) conocer a sus clientes/asociados actuales y potenciales, así como verificar y actualizar la información suministrada por ellos; La organización solidaria debe tener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos sus clientes y asociados.
El Consejo de Administración o Junta Directiva deben prever los mecanismos y procedimientos adecuados para la prevención y control de riesgos asociados al Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo y nombrar al Empleado de Cumplimiento (EC). Esta persona será la responsable, entre otros, del tema de prevención y control de LA/FT al interior de la organización solidaria.
El representante legal, como ejecutor de las decisiones del máximo órgano social, deberá verificar que todos los procesos y procedimientos para la prevención del LA/FT se desarrollen, brindar el apoyo que requiera el empleado de cumplimiento, coordinar y programar los planes de capacitación del caso y disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en funcionamiento dichos procedimientos.
A su vez, el revisor fiscal, debe establecer unos controles que le permitan evaluar el cumplimiento de los instrumentos de prevención y control de LA/FT y presentar un informe trimestral al Consejo de Administración o Junta Directiva. También deberá poner en conocimiento del empleado de cumplimiento las deficiencias e incumplimientos detectados.
Mecanismos:
La organización solidaria debe contar con un conjunto de mecanismos diseñados para cumplir adecuadamente con las normas sobre prevención de LA/FT, como mínimo las siguientes: i) acreditar los procesos de debida diligencia de sus clientes; ii) debida diligencia de sus asociados; iii) conocimiento de las personas expuestas públicamente con quien celebre operaciones; iv) conocimiento de las personas naturales y jurídicas con las que establezca y/o mantenga una relación contractual (cliente-proveedor); v) conocimiento de sus trabajadores o empleados; vi) establecer herramientas para identificar operaciones inusuales o sospechosas;
Instrumentos:
Las entidades de economía solidaria obligadas deben soportarse en instrumentos que permitan ejecutar en forma efectiva, eficiente y oportuna los mecanismos previstos para la prevención del LA/FT, como los siguientes: i) contar con un empleado de cumplimiento nombrado por el máximo órgano social, el cual debe ser un trabajador de confianza y con poder de decisión en la organización; ii) señales de alerta que le permita a la organización solidaria inferir o identificar comportamientos que se salen de los parámetros previamente definidos como normales; iii) capacitación a todos sus empleados sobre sus políticas, procedimientos, herramientas y controles de prevención LA/FT, por lo menos una vez al año.
Reportes:
Finalmente, las organizaciones solidarias deben realizar reportes internos (para uso exclusivo de la entidad) y externos (a la UIAF).
Los reportes externos establecidos en la norma son: Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS); Reporte de Ausencia de ROS; Reporte de Transacciones en Efectivo (múltiples e individuales); Reporte de Ausencia de Transacciones en Efectivo.
Los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) se deben enviar a la UIAF en forma inmediata y no puede transcurrir un lapso mayor a 15 días calendario entre el momento en que se advierte y en el que se toma la decisión de catalogarla y documentarla como tal.
El reporte de ausencia de ROS será trimestral. Es decir, si durante el trimestre respectivo no se enviaron ROS a la UIAF, se debe informar este hecho en los primeros días del trimestre inmediatamente siguiente. Según la vigencia de la norma, el primer trimestre de reporte será julio-septiembre de 2014 y la fecha de envío del reporte de ausencia de ROS (reporte negativo) a la UIAF será del 11 al 20 de octubre de 2014.
El reporte de transacciones en efectivo será trimestral. Este reporte incluye tanto las transacciones múltiples como las individuales, en un solo archivo. Las transacciones múltiples en efectivo son todas aquellas que se realicen durante el trimestre, por o en beneficio de una misma persona, que en conjunto sean iguales o superiores a $50 millones. Las transacciones individuales en efectivo son todas aquellas cuyo monto sea igual o superior a $10 millones, ya sea en moneda legal o su equivalente en otra moneda.
Si durante el trimestre no se realizan transacciones múltiples o individuales, la organización solidaria debe enviar un reporte de ausencia de transacciones en efectivo (reporte negativo) en los primero días del trimestre inmediatamente siguiente.
Para efectos de los anteriores reportes de transacciones en efectivo, se entenderá como transacción en efectivo, toda aquella transacción que en desarrollo del giro ordinario de los negocios, involucre entrega o recibo de dinero en efectivo en billetes o moneda legal colombiana o extranjera.
Circular Externa 006 de 2014, Superintendencia de la Economía Solidaria
